Waarom effectief plannen? Nou, eerder schreef ik een column over hoe een enorm lange to-do lijst ervoor kan zorgen dat je overweldigd raakt, waardoor je juist helemaal niks gaat uitvoeren. Stress en druk hebben dit effect op je. Wanneer je to-do lijst alleen maar langer lijkt te worden, ondanks dat je er geregeld taken van afstreept, kan het in plaats van motiverend of effectief te zijn, het tegengestelde effect veroorzaken. Zo ga je ineens een dutje doen terwijl je eigenlijk een project voor school moet afronden, of ga je op een thuiswerkdag Netflix kijken terwijl je mailbox alsmaar voller wordt. Daarom hebben wij hier een aantal tips over hoe we effectief plannen en minder gestrest raken in hectische tijden.

Lees ook: ‘Je moet nog zó veel doen, maar besluit Netflix te gaan kijken’

Effectief plannen:

  1. Sluit af met een simpele klus: Maak een to-do lijst voor meerdere dagen en sluit elke dag af met een simpele klus. Je boog kan namelijk niet altijd gespannen zijn. Sluit je dag daarom af met een klus waar je niet heel veel concentratiekracht voor nodig hebt, of waar geen tijdsdruk op zit. Zo bouw je je stress van de dag weer af.
  2. Prime time: Zoals hierboven beschreven, is je boog niet altijd gespannen. De meeste energie heb je (over het algemeen) overdag tussen 10 en 12 uur. Zorg dus dat de taken waar jij de meeste energie voor nodig hebt (zoals bijvoorbeeld een belangrijk beleidsplan) rond deze tijd gepland hebt staan.
  3. Maak een prioriteitenlijst: Niet alles is dringend. Een kenmerk van het opbouwen van stress, is dat je het vermogen verliest om een goed overzicht te hebben. Oftewel: het vermogen om onderscheid te maken in het belang van je taken, verantwoordelijkheden en verplichtingen. Geef daarom eens al je taken een waarde of cijfer en maak hierin een rangorde.
  4. Reactieve taken: Plan reactieve taken (telefoontjes, afspraken, emails) buiten je prime time! Zorg dat je deze elke dag
  5. Een voor een: Werk je taken na het ordenen hiervan, een voor een met je volledige aandacht af en zorg dat je ze netjes afrondt. Heb je vervolgens een taak niet af? Hé morgen weer een dag. Het geeft je een veel beter gevoel als je 4 van de 6 taken netjes en met je volledige focus hebt afgerond, dan dat je die 6 hebt afraffelt omdat je alles perse in 24 uur af wilde hebben.
  6. Plan pauzes: Gun jezelf de luxe van drie pauzes per dag. Werk niet door tijdens de lunch en die andere twee pauzes. Deze pauzes zijn bedoelt om heel even je hoofd rust te gunnen, zodat je daarna weer met een frisse blik aan het werk kunt.
  7. Kleur je dag en registreer je stress: Registreer je stressniveau op een kalender door je dag te markeren met een groene (topdag), oranje (vermoeiende dag) of rode stift (waardeloze dag). Leer om te gaan met je stressklachten. Ontdek door de kleuren een patroon en neem de andere tips nog eens door als je veel dagen oranje en rood inkleurt.

Lees ook:

Wat is mindfulness?

Zo kom jij voortaan stress-vrij de dag door!

10 simpele manieren om spontane stress te verzachten op het werk

door Joris van Velzen